Een training in vier stappen
STAP 1: ONTWIKKELEN
Op Onderzoek
Met Arie Snel (directeur) voor een eerste opdrachtgesprek naar Hilversum, op de lokatie van het team. In het oog springt gelijk de verzorgde sfeer van de verdieping waar het team gevestigd is: muren in warme en levendige kleuren, voozien van kunst. We schudden handen en zien de diverse werkplekken. Sommige bureaus helemaal leeg, anderen overvol; grote en kleine ruimtes, met een verschillend aantal bureaus erin; alle deuren open….
De vraag
Het betreft een team, dat is samengesteld uit verschillende afdelingen; een deel werkt al langer samen, een afdeling is er pas sinds twee maanden bij gekomen. De bedoeling van de dag werd ons aanvankelijk voorgesteld als ‘met elkaar kennismaken’. Gezien het feit dat de handen al geschud waren en de deuren allemaal open stonden, gaf De Bouwmeester de dag de werktitel ‘verdiepen in elkaar en in de onderlinge samenwerking’ mee.
Feest en werken
Na het eerste gesprek is ook al snel duidelijk dat het wenselijk is om er een ‘feestdag’ van te maken: luchtig en plezierig. Plezier is een constructief onderdeel voor elke vorm van teambuilding. Feestelijk en inhoud hoeft elkaar niet uit te sluiten – integendeel – al maakt deze wens de ontwikkeling soms extra ingewikkeld.
STAP TWEE: EERSTE CONCEPT
Eerste ideeën
Onze ideeën kwamen meteen op gang. In deze allereerste fase van conceptontwikkeling stelde ik de opdracht om ongecensureerd te fantaseren. Onze eerste aanzet voor de training was een lijst van losse onderdelen, die allemaal qua sfeer en doel wel bij die dag zouden passen. Pas in tweede instantie hebben we de teamdag in opbouw gestructureerd. Veel onderdelen gingen toen al in de prullenbak.
Meebewegen
Een van de belangrijkste dingen bij training geven is heldere keuzes maken: niet teveel tegelijk willen, maar alleen het juiste willen. De volgorde van onderdelen is cruciaal voor het verloop van de dag. Tegelijkertijd is het heel belangrijk dat het programma flexibel blijft: het moet nauw aansluiten op wat er werkelijk op die dag gebeurt, op de vragen en reacties, de inhoud die de deelnemers op de dag zelf inbrengen. Hierin kan je heel veel sturen – door de vraagstelling, de opdrachten en dergelijke – maar het concept wil ik zo voorbereiden, dat je in staat bent om op de cruciale momenten mee te bewegen, zonder het doel van de dag uit het oog te verliezen.
STAP 3: ORGANISEREN
Conceptbespreking
Het is lastig om zo’n ongecensureerde schets met iemand anders te delen. Ík weet dat het nog lang niet af is, ik ben bang om vastgepind te worden op mijn onaffe ideeën, dat mijn collega’s het stom vinden… Gelukkig weet ik inmiddels dat deze angst een slechte gids is.
Met redactionele hulp van Arie Snel werkten we deze grove schets uit tot een eerste concept. Dit eerste concept werd met de opdrachtgever besproken. Iedereen had het gevoel dat we met elkaar op een lijn zaten en dat het doel van de dag duidelijk de rode draad vormde in ons eerste concept. We kregen groen licht om het concept uit te werken.
Uitwerken
Wilden we nog andere trainers en freelancers inhuren? Moesten er specifieke materialen gezocht en inkocht worden? Wat doen we met de catering? Het uitwerken van het concept en het produceren van de dag lopen altijd gelijk op. Nils Roemen, Pol Eggermont (directeur) en ik werkten het concept uit. We zijn – naast vele mailtjes en telefoontjes – regelmatig bij elkaar gaan zitten. Iedere keer werd de dag concreter. Inspirerend om steeds weer doel en vorm te bespreken, nieuwe mogelijkheden te bedenken, onderdelen steeds scherper te benoemen.
Natuurlijk gaat dit ook gepaard met de nodige organisatie en coördinatie – ook onvoorziene dingen zoals b.v. freelancers die plotsklaps toch verhinderd blijken. In het netwerk van De Bouwmeester is er dan altijd weer een oplossing te vinden, zonder concessies te hoeven doen aan de inhoud.
Het Programma
De ochtend was opgebouwd uit workshops, in kleine groepen, waarin de deelnemers elkaar op een speelse manier beter leren kennen en op verschillende manieren inventariseren wat hun wensen en verwachtingen zijn over de samenwerking.
’s Middags, tot aan het diner, was ons alleen duidelijk welke ingediënten aan bod zouden kunnen komen. We weten uit ervaring dat we juist dit gedeelte flexibel moesten houden, omdat het vaak als zwaar wordt ervaren om na een ochtend intensieve workshops op individueel niveau, over te gaan naar teamniveau, op basis van al het verzamelde materiaal. We hadden allerlei mogelijke opdrachten en vormen van werken voorbereid, waaruit we ter plekke een keuze zouden kunnen kiezen, al naar gelang wat er op het moment leeft.
De avond was een diner-programma, in gesprek met elkaar tijdens het eten. In ogenschouw nemend dat iedereen dan al een lange dag achter de rug heeft en er hard was gewerkt, wilden we opnieuw de nadruk op lichtheid leggen.
Trainers
Er zijn naast de twee hoofdtrainers veel trainers bij de dag betrokken: voor het ochtendprogramma 7 professionals/trainers, die met gebruik van hun specifieke medium met de deelnemers werken. Voor het avondprogramma: twee extra trainers van De Bouwmeester. En gedurende de dag een trainer van De Bouwmeester als gastheer en dag-rapporteur, met de polaroid camera. Wellicht veel ogen voor een groep van 25 deelnemers, maar de flexibele en zorgvuldige manier van werken bij De Bouwmeester vergt de inzet van meer ogen, oren en gesprekspartners.
STAP VIER: UITVOEREN
De dag
Om 8:00 s’ochtends samen met Nils aanwezig in de Synagoge in Amsterdam, de trainingslokatie van De Bouwmeester voor eendaagse trainingen. We hadden de avond ervoor alles voorbereid en ingericht. Ik ben zeer gesteld op een goeie en gedegen voorbereiding, en toch moet je het als trainer op het moment zelf met een goede portie improvisatie doen. Het blijft altijd spannend en verrassend.
Inventarisatie
De trainers voor de ochtend waren er, de deelnemers werden ontvangen en de workshop-wasstraat begon. In steeds wisselende groepen werkten de deelnemers in vijf workshops aan verschillende vragen. In al die workshops werd iets gemaakt, een CD met muziek, een tekst, een film, een gerecht, een groot gezamelijk schilderij. Er groeide een expositie.
De workshopvragen
Muziek cd’s samenstellen: Hoe zou jij willen dat dit team idealitair/optimaal over 3 jaar klinkt? O.l.v. een dj.
Korte film maken:Maak een keuze uit de thema’s passie, rust en stress. Wat betekent dit voor jou, met betrekking tot je werk? (Hoe ziet dat er uit? Wat veroorzaakt dit? Wat zou je nodig hebben?) O.l.v een filmmaker en een cameraman
Lunch gerecht maken: Samen een lunch maken voor he team. Wat vind je lekker? O.l.v. een kok
Tekst schrijven: Visitekaartje. Hoe kan je jezelf het meest kenmerkend typeren? O.l.v. een copywriter
Schilderij maken: Wat is voor jou inspiratie, wat wens je, wat droom je met betrekking tot je werk? O.l.v. twee grafisch vormgevers
Op onderzoek
Na de lunch bekeken we met het team de expositie. Tot aan de lunch was er een prettige, drukke en levendige sfeer in en rondom de hele Synagoge. De deelnemers hebben op een luchtige manier dingen van elkaar kunnen zien, in alle vrijheid. Met elkaar verzamelen van standpunten, ideeen, persoonlijkheden en wensen. Zoals verwacht had de omslag van de focus op het individu – leidraad gedurende de ochtend – naar de focus op teamniveau, nogal wat voeten in de aarde.
Er leek bij de deelnemers weerstand te bestaan om de eigen standpunten los te laten en op onderzoek uit te gaan. Om de betrokkenheid bij het team als geheel te stimuleren, besloten we ter plekke om de middag te besteden aan het stellen van vragen. Nog geen discussie, geen oplossingen zoeken, maar op onderzoek, met elkaar, om de verschillende wensen, verwachtingen en irritaties te analyseren, als een journalist. Dit vergt een omslag in de houding van de deelnemers en het roept in het begin vaak frustratie op, omdat men in eerste instantie het gevoel krijgt zijn ei niet kwijt te kunnen.
Maar het zou utopisch zijn om er naar te streven op een dag alle vraagstukken te bespreken en op te lossen. De bedoeling van de dag is veeleer om zo veel mogelijk vraagstukken op tafel te krijgen en handvatten aan te rijken hoe je ermee om zou kunnen gaan. Later op die middag viel het kwartje: dat het verzamelen van informatie vaak vergeten wordt als men meteen standpunten in gaat nemen.
Gesprek
De middag was hard werken, maar de deelnemers kwamen veel te weten. Om 17:00 uur: pauze en voorbereiding voor het diner-programma. Als resultaat van de middag, kozen de deelnemers vraagstukken – op basis van alle informatie die ze de hele dag verzameld hadden – waaruit een gezamenlijke agenda werd gekozen: drie stellingen.
Deze stellingen waren gespreksstof voor de gesprekken aan tafel, tijdens het eten.
Er werd aan drie tafels gegeten, in drie groepen. Iedere gang wisselden de deelnemers van tafel en van onderwerp. Aan elke tafel was een trainer van de Bouwmeester de gespreksleider. Tijdens het heerlijke diner gingen de deelnemers uitgebreid met elkaar in gesprek, over hun gezamenlijke agenda. Om 20:30 hebben we de dag afgerond.
Tot slot
Samenwerken is een altijd voortgaand proces. Aan het einde van deze dag was een gedegen basis gelegd, het proces was op gang gebracht, de deelnemers bleken in staat om verschillen van mening en verschillen in verwachtingen constructief te kunnen bespreken. Het doel van de dag was bereikt. Van de opdrachtgever hoorden we later terug dat dit ook doorklinkt in de dagelijkse praktijk, op de werkplek, en opmerkelijk resultaat boekt.
Natuurlijk ben ik meteen alweer bezig met dingen die ik een volgende keer anders zou aanpakken, verbeteringen in het concept, in de uitvoering, de voorbereiding – persoonlijke doelen – maar dat houdt me in beweging en het is de beste garantie om altijd ‘maatwerk’ te leveren.
tags: in company, management-ontwikkeling, team, verhalen, werkwijze